Im Rahmen von KYC-Bereinigungsprojekten zeigt sich, dass nebst den naheliegenden Erfolgsfaktoren eines solchen Projektes (wie bspw. die Team-Expertise) auch unscheinbare Faktoren massgeblich zum Erfolg beitragen können. Einer davon ist die Fortschrittskontrolle des Projektes selbst. Sie stellt sicher, dass unliebsame Überraschungen in einer späteren Projektphase vermieden werden. Auch gibt sie den Verantwortlichen und deren Anspruchsgruppen allzeit einen guten Überblick über die aktuelle Lage. Nachfolgend beleuchten wir die wichtigsten Elemente einer solchen Fortschrittskontrolle.
Der KYC-Bereinigungsprozess mithilfe externer Compliance-Fachkräfte
Als zentralen Einstiegspunkt macht es Sinn, den KYC-Bereinigungsprozess an sich auszulegen - ist dieser doch die Grundlage dessen, was später mittels der Fortschrittskontrolle gemessen wird. In den meisten Fällen gehen wir von folgenden grob skizzierten Projektschritten aus:
- Der Umfang der KYC-Bereinigung wird definiert und vorbereitende Massnahmen durchgeführt (z.B. Abstimmung mit den Anspruchsgruppen).
- Die Kundenberatung überarbeitet zusammen mit dem Kunden das KYC.
- Das Projektteam - bestehend aus internen und externen Compliance-Fachkräften - validiert das KYC und erfragt weitere Informationen bei Unklarheiten.
- Der interne Compliance-Bereich überprüft gesamthaft oder mithilfe von Stichproben die Qualität der Prüfung durch das Projektteam.
- Der jeweilige Fall wird abgeschlossen oder weitere bankspezifische Prozesse werden bei Bedarf angestossen (z.B. Exit eines Kunden).
Dabei werden diese Prozesse nicht immer linear durchlaufen. Oftmals gibt es insbesondere zwischen dem Projektteam und der Kundenberatung mehrere iterative Interaktionen, bei denen eine systematische Nachverfolgung wichtig ist. Auch kann es sein, dass während der KYC-Bereinigung Kundenbeziehungen teilweise wegfallen oder gar Prozessschritte übersprungen werden. Ein Beispiel dafür ist, wenn die Kundenakte direkt von internen Compliance-Fachkräften gesondert behandelt werden soll.
Die Schlüsselelemente der Fortschrittskontrolle
Daraus ergeben sich folgende vier Schlüsselelemente, welche den Kern einer jeden Fortschrittskontrolle bilden sollten.
- Umfang der KYC-Bereinigung (z.B. Anzahl Konten):
Obwohl zu Beginn eine Basis definiert wird, ist klar, dass sich diese im Verlauf des Projektes ändern kann. Ein Beispiel dafür sind Kontosaldierungen, bankeigene Beziehungen, inaktive Konten usw. Deshalb macht es Sinn, dass in jeder Berichtsperiode der aktuelle Umfang erneut aufgezeigt und auch in der qualitativen Ausführung auf die Veränderung und deren Gründe hingewiesen wird.
- Fortschritt pro Zeiteinheit (z.B. abgeschlossene Konten pro Woche):
Diese Kennzahl unterstützt eine rollende Planung und ermöglicht eine Schätzung der verbleibenden Projektzeit sowie der damit verbundenen Kosten. Weiter gibt sie einen guten Überblick über den aktuellen Verlauf gegenüber einem Projekt-Sponsor/in, der Projektleitung und den Anspruchsgruppen. Hilfreich scheint auch hier noch weiter zu unterteilen, beispielsweise nach Komplexität, welche häufig mithilfe der Risiko-Klassifizierung (PEP, Risiko-Kunden) festgelegt wird. Aber auch die Betrachtung des Fortschritts pro Prozess und Team kann sinnvoll sein, damit notwendige Prozessverbesserungen oder Schulungsmassnahmen frühzeitig erkannt und initiiert werden können.
- Arbeitsrückstand pro Prozessschritt (z.B. Anzahl Fälle bei der Kundenberatung):
Da Prozessschritte wie erwähnt teilweise mehrmals durchlaufen werden und unterschiedliche Akteure involviert sind, macht es Sinn, den Arbeitsrückstand pro Prozessschritt zu messen. Damit wird ersichtlich, ob ggf. zusätzliche Ressourcen bereitgestellt werden müssen, Schulungs- und Effizienzmassnahmen notwendig werden oder vielleicht sogar der Prüfumfang verringert werden sollte. Eine positive Entwicklung zeigt sich dann, wenn der Arbeitsrückstand minimiert wird und die Nachfolgeprozesse wieder besser mit konkreten Arbeitspaketen versorgt werden.
- Fälle mit langer Bearbeitungszeit (z.B. Kunden mit einem Schliessfach):
Oftmals ignoriert wird der Fortschritt auf der Ebene der Kundenakte. So kann es sein, dass komplexe Fälle teilweise über längere Zeit keinen Fortschritt zeigen. Als Ursache hierfür ist denkbar, dass die Kundenberatung den/die Kunden/in nicht erreicht. Eine Verzögerung könnte aber auch entstehen, wenn ein Entscheid vom Compliance Senior Management benötigt wird. Deshalb sollten entsprechende Fälle transparent aufgezeigt werden, damit auch hier frühzeitig Massnahmen ergriffen werden können. Denn fehlt diese Transparenz und treten solche Fälle erst bei Projektende zum Vorschein, kann dies massive Auswirkungen auf den Projektabschluss haben.
Die Fortschrittskontrolle ist ein Muss
Unabhängig davon, ob hundert oder mehrere tausend Kundenakten bearbeitet werden: Mit einer strukturierten und sinnvoll frequentierten Fortschrittskontrolle verbessern Sie die Transparenz und reduzieren die Risiken eines KYC-Bereinigungsprojekts.